De l’OKR au NCT, comment mieux définir ses objectifs

La bonne définition d’un objectif est cruciale pour faire avancer un projet. Les OKR et les NCT sont deux méthodes importantes pour y parvenir.

De l’OKR au NCT, comment mieux définir ses objectifs
Photo by Parabol | The Agile Meeting Toolbox / Unsplash

La bonne définition d’un objectif est cruciale pour faire avancer un projet. Cependant, cet exercice est plus compliqué que l'on ne l’imagine. Plusieurs méthodes existent pour le simplifier. Nous allons passer en revue deux méthodes pour définir des objectifs. L’une d’entre elles est bien connue des équipes produits et même au-delà, mais l’autre est une petite nouveauté.

La méthode OKR : un classique de la définition d’objectifs

Les OKR sont très utilisés par les équipes produits. Cette méthode est un moyen de choisir des buts ambitieux et d’identifier des résultats spécifiques et mesurables pour les atteindre. Le but est d'agir pour que tout le monde soit apte à accomplir sa mission. Vous l’aurez donc compris, le O de OKR est celui du mot Objectif, tandis que le KR est celui de Key Results, ou Résultats Clés en français.

Les objectifs sont ce que vous cherchez à accomplir tandis que les résultats clés sont ce que vous comptez faire pour y parvenir. Les objectifs doivent :

  • être significatifs ;
  • être concrets ;
  • axés sur l’action (vous permettre d’agir) ;
  • inspirants.

Quant aux résultats clés, ils doivent être :

  • spécifiques et limités dans le temps ;
  • agressifs (ambitieux) mais réalistes ;
  • mesurables et vérifiables.
🚨
Il est recommandé d'avoir entre 3 et 5 résultats clés pour chaque objectif.

Des exemples d’OKR

Voici quelques exemples d’OKR utilisés par de véritables organisations comme Coursera, Superhuman, ou Duolingo.

Objectif de Coursera : Rendre Coursera accessible à de nouveaux étudiants

  • Résultat Clé 1 : Pratiquer des A/B tests et itérer pour déterminer des moyens d’acquérir de nouveaux étudiants et créer plus d’engagement auprès des étudiants actuels ;
  • Résultat Clé 2 : Augmenter le nombre d’utilisateurs actifs mensuels (MAU) à 150 K sur mobile ;
  • Résultat Clé 3 : Créer des outils internes pour mieux mesurer la croissance ;
  • Résultat Clé 4 : Lancer des fonctionnalités pour permettre aux instructeurs de créer des vidéos plus engageantes.

Objectif de Duolingo : Faire des histoires la meilleure fonctionnalité possible

  • Résultat Clé 1 : Parler à X utilisateurs ;
  • Résultat Clé 2 : Comprendre leurs principales douleurs client 
  • Résultat Clé 3 : Créer un document qui analyse ces douleurs client.

Objectif de Superhuman : Atteindre une expérience utilisateur remarquable

  • Résultat Clé 1 : Augmenter l’ARR de X$ à Y$ durant le prochain trimestre ;
  • Résultat Clé 2 : Améliorer le sentiment des utilisateurs sur mobile : de 69 à 75 % ;
  • Résultat Clé 3 : Améliorer le sentiment des utilisateurs sur ordinateur : de 89 à 92 %.

Les bonnes pratiques à adopter

Définir un but principal à atteindre : Un grand objectif principal permet de créer une puissante dynamique dns toutes les équipes concernées pour que l’objectif soit atteint. YouTube a parfaitement appliqué ce principe en fixant un objectif d’un milliard d’heures de visionnage par jour. Ce but a nécessité quatre années de travail et des sous-OKR trimestriels avec leurs propres résultats clés pour être atteint.

Alignement des OKR individuels avec les OKR de l’entreprise : Les OKR des individus et des équipes doivent être compatibles avec les objectifs principaux de l’entreprise. MyFitnessPal, une application de suivi santé, a dû s’assurer que les résultats clés de chaque équipe s’alignaient sur les OKR principaux de l’entreprise. Il a donc fallu agir pour que la communication autour des OKR soit la plus avancée possible.

Suivre et mesurer la performance des OKR : La fondation ONE a mis en place un système de suivi des OKR. Un simple code couleur rouge/vert permettait de determiner si les objectifs étaient atteints. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter du jaune ou de l'orange pour plus de détails. Le think-tank de John Doerr a conçu ce modèle sur Coda pour vous aider à mieux suivre votre progression. Les OKR doivent être consultés par toutes les personnes concernées au moins une fois par semaine. Des outils comme Coda, Notion, Confluence ou Monday peuvent faciliter cette tâche.

Vos objectifs doivent être difficiles : Chez Google, les objectifs sont définis d’une manière à ce qu’ils aient 70 % de chance d’être atteints. Au-delà, cela signifie que l'objectif était peut-être un peu trop simple. Pour que cela fonctionne, il faut bien définir quels objectifs sont aspirationnels et lesquels doivent être atteints.

Les étapes de la création d'OKR

La création d’OKR se fait en équipe afin de les faire accepter. Les cinq étapes suivantes sont celles qui sont les plus courantes dans la création d’OKR :

  1. Brainstorming : réunissez-vous et demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir cette année, les choses à faire les plus importantes lors trois prochains mois, et sur quoi vous devrez concentrer vos efforts.
  2. Définir les objectifs : définissez les principaux objectifs pour votre équipe. Le nombre d’objectifs idéal est de 3 ou 4 à chaque niveau de granularité (individu < équipe < département < entreprise) dans l’organisation.
  3. Définir les résultats clés : pour chaque objectif, écrivez 4 ou 5 résultats clés qui vous permettront d’atteindre l’objectif.
  4. Assigner les OKR : Déterminez quelle équipe doit être assignée à chaque résultat clé et qui dans l’équipe en est responsable.
  5. Suivre votre progression : utilisez vos OKR lors des 1-to-1 et des staffs pour mesurer l’avancement de chacun.

Arnon Shimoni, product manager chez Pleo propose un modèle alternatif pour la mise en place d’OKR en équipe. Il est particulièrement adapté aux équipes qui ont déjà une expérience avec les OKR.

Le suivi des OKR

Il n’est pas toujours simple de suivre les OKR en cours, en particulier dans des organisations larges. Un outil de suivi des OKR peut alors être nécessaire. Vous trouverez en fin de paragraphe, un modèle crée sur la plateforme Coda (semblable à Notion et Airtable) par John Doerr. Les entreprises doivent faire publier leurs OKR aux employés au moins trimestriellement. Ils pourront ensuite les modifier et les adapter avec le temps. Les résultats clés peuvent ensuite être évalués sur une échelle allant de 0 % à 100 %.

  • 70 % ou plus : l’objectif est atteint
  • De 40 à 60 % : un progrès a été réalisé
  • Moins de 40 % : l’objectif était trop élevé ou les moyens mis en place n’ont pas suffi
🚨
Si le pourcentage est trop élevé, l'objectif n'a probablement pas été assez ambitieux.
Measure What Matters OKR Starter Kit by John Doerr
This template helps you and your team get started with OKRs (Objectives and Key Results) based on the book Measure What Matters by John Doerr.

Les entretiens CFR pour discuter de l’avancement et mesurer le moral des troupes

La communication est essentielle pour s’assurer que tout le monde est sur une bonne trajectoire avec ses OKR. Ainsi, il est recommandé aux managers d’organiser un point hebdomadaire avec les membres de leur équipe pour en savoir plus sur leur avancement, mais également pour connaître leurs besoins et leurs inquiétudes. Ces entretiens sont appelés les entretiens CFR, pour « Conversation, Feedback, Recognition ». Ces derniers peuvent aussi être réalisés avec des membres de l’équipe au même niveau hiérarchique.

Pour vous assurer de tirer profit de ces points, posez les cinq questions suivantes :

  • Sur quoi travailles-tu ?
  • Quelles sont tes avancées sur tes OKR ?
  • Rencontres-tu des obstacles ? Si oui, lesquels ?
  • Puis-je t’aider ?
  • Quels progrès dois-tu faire pour atteindre tes objectifs ?

Ces petits entretiens ne doivent idéalement traiter que de sujets liés à l’avancement des projets. On évitera donc les sujets RH.

Les OKR ne peuvent pas fonctionner dans une entreprise sans culture forte

Les OKR fonctionnent le mieux dans des organisations dont la culture met en avant la communication et la confiance. Ils permettent toutefois d’amener une organisation vers une culture de franchise, confiance, responsabilité et innovation. Les points CFR permettent de renforcer cette culture par la mesure du sentiment des salariés.

Les limites des OKR

Malgré la popularité des OKR, en particulier au sein des équipes produit, ce modèle ne fait pas l’unanimité. Comme pour les approches agiles, une mauvaise application de la méthodologie en est souvent la cause, mais pas seulement.

Même si les OKR sont excellents à l’échelle de toute une entreprise ou à l’échelle individuelle, il leur est fréquemment reproché de ne pas être adaptés aux équipes transversales. Ils peuvent aussi manquer de clarté sur la façon dont les buts sont atteints, et ne disent pas comment s’y prendre pour y arriver. Pour pallier ces limites, un nouveau modèle a été conçu : les Narratives, Commitments, Tasks, aussi appelés NCT.

L’interêt des NCT face aux OKR

Les NCT sont une solide alternative aux OKR, car ils sont plus adaptés aux équipes transversales comme les équipes produit. Les NCT établissent un lien fort entre le stratégique et l'opérationnel. Ils accordent aux équipes un environnement plus motivant et plus prévisible pour atteindre leurs objectifs. Ils sont plus adaptés à la définition d’objectifs d’équipe qu’à ceux d’une entreprise entière.

Qu’est-ce que les NCT ?

Les NCT sont un système de définition d’objectifs établis sur trois éléments : les narratives, commitments & tasks.

Les récits (narratives)

Il s’agit d’une petite description en deux ou deux phrases de ce que l’équipe souhaite accomplir. Elles donnent le résultat espéré et son intérêt pour l’entreprise. Ainsi, elles expliquent le contexte stratégique pour permettre à chacun de mieux comprendre ce qui compte, et pourquoi cela compte.

Brian Balfour, ancien Head of Growth de Hubspot explique l’interêt de maintenir un lien entre les objectifs et la stratégie de l’entreprise :

Dans les premiers jours du lancement du produit HubSpot Sales, nous avons fixé des objectifs WAU purement fondés sur notre modèle de croissance quantitative. Le problème était qu'il manquait à cet objectif un élément clé de la stratégie globale de l'entreprise : se concentrer sur les clients du « marché intermédiaire ». Nous avons atteint notre objectif de WAU, mais de nombreux utilisateurs se sont retrouvés dans un segment du marché qui n'était pas aligné sur la stratégie de l'entreprise. C'était une victoire du point de vue des objectifs purs, mais cela n'a pas permis de faire avancer la stratégie de l'entreprise. Si nous avions pris cela plus en considération, nous aurions fixé un objectif différent pour le WAU.

Les engagements (commitments)

Ce sont des objectifs mesurables que l’équipe s’engage à atteindre à la fin du trimestre. Ils permettent de démonter que l’équipe a avancé pendant la période concernée. Comme pour les résultats clés dans la méthode OKR, on considère qu’il en faut de trois à cinq.

Les tâches (tasks)

Ce sont des descriptions détaillées de ce que les équipes doivent faire afin de tenir leurs engagements. Vous n’avez pas besoin d’être exhaustif sur la liste de tâche pour chaque engagement. À la fin du trimestre, si vous réussissez à tenir votre engagement sans même finir toutes les tâches, vous pourrez considérer cela comme une victoire. La division en tâches permet de mieux mesurer le progrès.

Quelques conseils pour utiliser les NCT afin de mieux définir ses objectifs

Lorsqu’ils sont bien utilisés, les NCT peuvent être plus efficaces que les OKR pour votre équipe. Pour les utiliser, certaines règles doivent être respectées :

  1. En rédigeant votre récit, incluez-y une phrase sur la stratégie de l’entreprise pour bien faire le lien entre la stratégie et l’execution. Les deux sont parfois peu connectés, car les dirigeants donnent des listes de tâches aux équipes.
  2. Votre engagement doit ensuite être connecté à l’étape où vous en êtes dans votre phase de développement du produit.
  3. Rédigez vos tâches. Consacrez-y du temps. Les tâches, si elles sont bien rédigées, vous aident à définir les étapes nécessaires pour atteindre votre objectif.
  4. Une fois les tâches rédigées, il est temps de suivre l’avancement. Un rapport d’avancement hebdomadaire est nécessaire pour mesurer l’avancement et le niveau de confiance en la réalisation des tâches, et discuter des obstacles. Un point mensuel est également requis pour déterminer si la méthode employée pour réaliser les tâches est la bonne ou s’il faut changer cela.

Utiliser les NCT pour compléter les OKR

Les OKR peuvent être influencés positivement en y important des parts de la méthode NCT. Les objectifs, dans la méthode OKR peuvent manquer de lien avec la stratégie. Vous pouvez donc incorporer des éléments de stratégie dans vos objectifs. De même, vous pouvez ajouter des tâches pour chacun de vos résultats clés.


Pour aller plus loin :

Le livre Mesurez ce qui compte de John Doerr

Ce livre est recommandé à tous les product managers, mais également à toute personne qui veut se fixer des buts et les atteindre. À noter que la version en anglais est bien moins chère sur Amazon.

Mesurez ce qui compte - John Doerr

Un objectif est juste ce qui doit être fait, ni plus ni moins. Par définition, les objectifs sont importants, concrets, pragmatiques et idéalement inspirants [...] Les résultats clés évaluent et contrôlent comment arriver à l'objectif. Des résultats clés sont précis et assortis de délais. Ils sont mesurables. [...] Les objectifs de chacun, du simple employé au PDG sont connus de toute l'organisation : Cette méthode révolutionnaire, initiée par le PDG d'Intel, Andy Grove, John Doerr l'a découverte alors qu'il était ingénieur...

Voir sur Fnac.com

Un article complet sur l'interêt des NCT :

Ravi Metha et Nathalie Rothfels ont rédigé un excellent et très détaillé article sur les NCT pour Reforge. C'est cet article qui m'a permis de comprendre ce concept et je me suis basé dessus pour la rédaction de cette publication.

Set Better Goals with NCTs, Not OKRs — Reforge
You don’t need endless weeks of planning or fancy tracking tools. You need good habits coupled with the building blocks that lead to excellent performance.